1.1 Rollen definiëren en toevoegen

1. Om rollen voor de teamleden van uw (crisis)teams aan te maken, navigeert u naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
   
2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
   
3. Onder de tweede knop van boven, ‘Rollen’ genoemd, vindt u het scherm hieronder.
   

1. Als er al rollen staan, kunt u deze wijzigen of verwijderen door op de drie puntjes aan de rechterkant te klikken.
   
2. Wilt u rollen toevoegen? Dan klikt u op de knop ‘Nieuwe rol’.
3. Het scherm (zoals hieronder afgebeeld) wordt zichtbaar. Hier kunt u de benaming van de rol invullen, bijvoorbeeld ‘Adviseur’, of ‘Coördinator’. 
   
4. Als u wilt dat de betreffende rol automatisch toegewezen wordt aan nieuw toegevoegde leden, kunt u de checkbox met ‘Als standaard instellen’ aanvinken. Dit zorgt ervoor dat er nooit iemand in het team zit, zonder rol.
   
5. Vervolgens klikt u op de groene knop ‘Opslaan’. Bovenstaande stappen kunt u herhalen voor iedere toe te voegen rol.
   

1.2 Teams toevoegen

1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
   
2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
   
3. Onder de bovenste knop, met de naam ‘Teams’ vind je in het voorbeeld een overzicht van alle aangemaakte teams.
   
4. Om zelf een nieuw team aan te maken, klik je op de knop ‘Nieuw team’
   
5. Er verschijnt een scherm met de titel 'nieuw team'. Onder ‘Naam’ typt u de naam van het team, bijvoorbeeld Crisisteam cyber, of Crisiscommunicatie.
   
6. Bij ‘Gebruikers’ kunt u de gebruikers kiezen die deel moeten nemen aan dit team. Let op: deze gebruikers moeten wel al toegevoegd zijn aan CrisisConnect en toegang hebben tot de app! Wil je iemand toevoegen die geen toegang heeft? Doe dit dan eerst. Dit kan in de beheeromgeving, met de knop in de linkerbalk met de naam ‘Gebruikers’. Vanuit die pagina kunt u de gebruikers toevoegen.
   
7. Wanneer u de juiste gebruikers heeft aangevinkt, klikt u op de groene knop ‘Selecteren’.
   
8. U ziet dan een lijst met de aangevinkte gebruikers. Heeft u per ongeluk de verkeerde aangevinkt? Klik dan op het minteken (-) links naast de naam. Ziet u wel de juiste gebruikers? Dan kunt u met het ‘drop-down menu’ aan de rechterkant de rol van de gebruikers bepalen. 
   
9. Heeft u nog geen rollen gedefinieerd? Ga dan terug naar de vorige uitleg over hoe u rollen aan kunt maken.
   
10. U heeft de juiste personen in de lijst staan met de juiste rollen. U kunt nu klikken op de groene knop ‘Opslaan’. 
    
11. Nu ziet u het aangemaakte team staan, tussen eventuele andere teams. Bent u niet tevreden met het aangemaakte team? Dan kunt u met de drie puntjes aan de rechterkant het team wijzigen of verwijderen.
    
12. U kunt ook meerdere teams tegelijkertijd verwijderen. Dit doet u door aan de linkerkant meerdere teams aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuw team’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar ziet u de optie ‘verwijderen’.
    

1.3 Standaardlocaties toevoegen

1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
   
2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
   
3. Onder de derde knop, met de naam 'Locaties', kunt u de standaardlocaties van uw organisatie toevoegen en beheren.
   
4. Door op de knop ‘Nieuwe locatie’ te klikken, kunt u nieuwe standaardlocaties toevoegen voor uw organisatie. De locaties die u hier toevoegt worden zichtbaar wanneer u een incident aanmaakt. U kunt dan simpelweg kiezen tussen de van tevoren aangemaakte locaties. Uiteraard kunt u bij het aanmaken van een incident ook een nieuwe locatie zoeken, maar die blijft niet bij de standaardlocaties staan.
   
5. Als u op deze knop drukt, krijgt u het venster hieronder te zien. Hier kunt u in de bovenste balk zoeken op een locatie, bijvoorbeeld door middel van adres, maar het is ook mogelijk om op benaming van de locatie te zoeken. Bijvoorbeeld de naam van een school inclusief de vestigingsnaam. Of bijvoorbeeld Albert Heijn Dongen (voorbeeld hieronder).
   

1. Nu kunt u tussen de voorgestelde locaties klikken. Wanneer de juiste locatie blauw gearceerd is, klikt u op de groene knop ‘Opslaan’.
2. De gekozen locatie staat nu in de lijst met locaties.
   
3. Wilt u de locatie weer wijzigen of verwijderen? Dan klikt u op de drie puntjes rechts naast de locatie en klikt u op wijzigen of verwijderen.
   
4. U kunt ook meerdere locaties tegelijkertijd verwijderen. Dit doet u door aan de linkerkant meerdere locaties aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuwe locatie’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar ziet u de optie ‘verwijderen’.
   

1.4 Locatieomschrijvingen toevoegen

1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
   
3. Onder de vierde knop, met de naam 'Locatieomschrijvingen', kunt u de omschrijvingen van locaties van uw organisatie toevoegen en beheren.
   
4. Door op de knop ‘Nieuwe locatieomschrijving’ te klikken, kunt u nieuwe omschrijvingen toevoegen voor uw organisatie. De omschrijvingen die u hier toevoegt worden zichtbaar wanneer u een incident aanmaakt en een locatie toevoegt. U kunt dan kiezen tussen de van tevoren aangemaakte locatieomschrijvingen, zoals de opkomstlocatie van diverse crisisteams, plaats incident, uitwijklocatie, et cetera.
   
5. U krijgt een nieuw venster te zien. Onder ‘Naam’ kunt u de omschrijving van de locatie intypen.
   
6. Vervolgens kunt u een voorkeurskleur selecteren die bij de omschrijving past.
   
7. Daarna vinkt u aan of het om de plaats van het incident gaat, of om een andere omschrijving. Dit doet u dus alleen bij de omschrijving die de plaats van het incident aanduidt.
   
8. Tot slot klikt u op de groene knop ‘Opslaan’ om de omschrijving op te slaan.
   
9. De omschrijving staat nu in de lijst met locatieomschrijvingen.
   
10. Wilt u de omschrijving weer wijzigen of verwijderen? Dan klikt u op de drie puntjes rechts naast de omschrijving en klikt u op wijzigen of verwijderen.
    
11. U kunt ook meerdere omschrijvingen tegelijkertijd verwijderen. Dit doet u door aan de linkerkant meerdere regels aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuwe locatieomschrijving’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar ziet u de optie ‘verwijderen’.
    

1.5 Logboek inrichten (classificaties en labels)

1.5.1 Classificaties

1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
   
2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
   
3. Onder de vijfde knop, met de naam 'Classificaties', kunt u de classificaties van regels in het logboek toevoegen, wijzigen of verwijderen. Classificaties zijn aanduidingen waarmee u bepaalde eigenschappen van logboekregels kunt weergeven tijdens het loggen, die voor uw organisatie interessant zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een classificatie ‘Urgent’, of ‘Belangrijk’, of ‘Niet gecontroleerd’. Hierbij kunt u zelf de kleur van de tekst, de achtergrondkleur en het icoon uitkiezen, samen met de opmaak van de tekst.
   
4. Door op de knop ‘Nieuwe classificatie’ te klikken, kunt u nieuwe classificaties toevoegen. 
   
5. U krijgt het venster hiernaast te zien. Bij het invulveld met ‘Naam’ kunt u de naam van de classificatie bepalen.
   
6. Onder ‘Icoon’ kunt u een icoon uitkiezen, die bij de classificatie past. Bijvoorbeeld een driehoek met uitroepteken voor ‘Belangrijk’, of een klok bij ‘Urgent’. U kunt bovenin het icoonvenster zoeken naar relevante iconen, waar ‘Zoeken’ staat. Voor het beste resultaat kiest u voor Engelstalige zoektermen.
   

1. Vervolgens kiest u de kleur van het icoon uit, onder ‘Icoon kleur’.
   
2. Hierna volgt de achtergrondkleur. Dit betreft de achtergrondkleur van de regel in het logboek. Onderaan het venster ziet u een voorbeeld hoe dit eruit komt te zien, met de tekst “De kat krabt de krullen van de trap.”
   
3. Tot slot kiest u de kleur van de tekst, dat boven op de achtergrondkleur komt te staan en vinkt u aan of de tekst cursief, doorgehaald of onderstreept moet worden. Voor alle kleurinstellingen hier geldt dat u de gekozen kleur kunt hergebruiken door de kleurcode (opgebouwd als: #xxxxxx) te selecteren en kopiëren.
   
4. Is het voorbeeld dat u onderaan ziet naar wens? Dan klikt u op de groene knop ‘Opslaan’.
   
5. De classificatie staat nu in de lijst met classificaties. Deze kunt u gebruiken in het logboek, om een regel te markeren ten behoeve van het doel van de classificatie.
   
6. Wilt u de classificatie weer wijzigen of verwijderen? Dan klikt u op de drie puntjes rechts naast de regel en klikt u op wijzigen of verwijderen.
   
7. U kunt ook meerdere classificaties tegelijkertijd verwijderen. Dit doet u door aan de linkerkant meerdere regels aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuwe classificatie’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar ziet u de optie ‘verwijderen’.
   

1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
   
2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
   
3. Onder de zesde knop, met de naam 'Labels', kunt u de labels van regels in het logboek toevoegen, wijzigen of verwijderen. Labels zijn categorie aanduidingen die aan regels in het logboek gekoppeld kunnen worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn de labels ‘Besluit’, ‘Taak’ en ‘Oordeel’. Deze zijn volledig aan te passen naar de behoefte van uw organisatie. Voor ieder label kan weer een aantal statussen gedefinieerd worden, met bijvoorbeeld procesinformatie: ‘uitgezet’, ‘opgepakt’ en ‘afgerond’. Ook dit is volledig aanpasbaar. 
   
4. Door op de knop ‘Nieuw label’ te klikken, kunt u nieuwe labels toevoegen. U krijgt het venster hieronder te zien.
   

1. In het invulveld onder ‘Naam’ vult u de benaming van het label in, bijvoorbeeld ‘Besluit’ of ‘Mededeling’.
   
2. Als het betreffende label een taak of actie betreft, vinkt u het vakje met ‘Taak’ aan. Dit is belangrijk, omdat regels in het logboek waar een taakstatus aan hangt, in het takenoverzicht komen te staan van gebruikers waar deze aan gekoppeld zijn. Oftewel: als er bijv. een regel in het logboek aangemaakt wordt met de tekst “gebruiker x neemt contact op met de brandweer”, kan hier een label met een taakstatus aan gehangen worden. Dit is dus een label, zoals “Actie” of “Taak”, waarbij het vakje bij ‘taak’ is aangevinkt. Dan krijgt gebruiker x de taak te zien in diens persoonlijke taakoverzicht in de app.
   
3. Vervolgens kunt u statussen toevoegen. Dit doet u door in de tekstbalk “Nieuwe status” iets in te typen en op enter te drukken. Daarna kunt u nog meer statussen toevoegen, of de bestaande statussen wijzigen (potlood icoontje) of verwijderen (minteken). Daarnaast kunt u de volgorde wijzigen door de statussen te slepen, met de muis op de drie horizontale streepjes. 
   
4. Let op: Om een taak label aan te kunnen maken, is het aanmaken van statussen verplicht. Voor overige labels is dit optioneel. Mogelijke statussen zijn “uitgevoerd”, “opgepakt”, of in het geval van een niet-taak label: “in concept”. 
   
5. Als alles naar wens is ingevuld, klikt u op de groene knop “opslaan’.
   
6. Het label staat nu in de lijst met labels. 
   
7. Wilt u het label weer wijzigen of verwijderen? Dan klikt u op de drie puntjes rechts naast de regel en klikt u op wijzigen of verwijderen.
   
8. U kunt ook meerdere labels tegelijkertijd verwijderen. Dit doet u door aan de linkerkant meerdere regels aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuw label’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar ziet u de optie ‘verwijderen’.
   

1.6 Beeld sjablonen toevoegen

1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
   
2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
   
3. Onder de onderste knop, met de naam “Beeld sjablonen”, kunt u sjablonen maken voor het tabblad “Beelden” in de incidentenmodule. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld per crisisteam een sjabloon met veelvoorkomende thema’s klaar te hebben staan, zodat in de eerste vergadering meteen besproken kan worden welke thema’s voor het betreffende incident relevant zijn en welke weggehaald kunnen worden. Hierdoor kan het crisisteam meteen van start.
   
4. Door op de knop ‘Nieuw beeld sjabloon' te klikken, kunt u nieuwe sjablonen toevoegen. U krijgt het venster hieronder te zien.
   

1. Hier kunt u bij de titel de benaming van het sjabloon invullen, bijvoorbeeld “Beeld Crisisteam x”, met een tweede sjabloon “Beeld Crisisteam y”.
   
2. Bij de inhoud kunt u het sjabloon naar wens opbouwen. Hierbij kunt u zelf de opmaak bepalen. Bijvoorbeeld met opsommingstekens, nummering en dikgedrukte, cursieve en doorgehaalde tekst. U kunt hier ook weblinks toevoegen en tekst plakken vanuit Word.
   
3. Is het sjabloon naar wens opgebouwd? Dan klikt u op de groene knop “Opslaan”.
   
4. Het sjabloon staat nu in de lijst met sjablonen. U kunt het sjabloon nu invoegen in de incidentenmodule, in het tabblad Beelden.
   
5. Wilt u het sjabloon weer wijzigen of verwijderen? Dan klikt u op de drie puntjes rechts naast de regel en klikt u op wijzigen of verwijderen.
   
6. U kunt ook meerdere sjablonen tegelijkertijd verwijderen. Dit doet u door aan de linkerkant meerdere regels aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuw beeld sjabloon’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar ziet u de optie ‘verwijderen’.
   

1.7 Chat instelling bepalen

1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
   
2. Kies voor het tabje “Chat”.
   
3. Hier vindt u de mogelijkheid om het vakje met de tekst “Alle chats moeten aan een incident gekoppeld zijn.” aan te vinken. Hiermee voorkomt u dat CrisisConnect buiten incidenten om gebruikt kan worden als chatplatform.
   
4. Heeft u uw keuze gemaakt over de optie? Dan klikt u op de groene knop “Opslaan”.
   

Klaar met het inrichten van de beheeromgeving? Ga dan naar het kennisbank artikel over hoe je de incidentenmodule kan gebruiken binnen de beheeromgeving.