Stappenplan dossiers, processen en widgets: aanmaken en inrichten

Stappenplan dossiers, processen en widgets: aanmaken en inrichten

Dossiers vormen de ‘hoofdstukken’ van de app en omvatten de informatie die gebruikers nodig hebben. Je kunt hieraan gebruikers koppelen en het dossier vullen met processen. Dit is eigenlijk de tweede laag, waar je jouw informatie (tekst, afbeeldingen, documenten, contactpersonen enz.) in gaat toevoegen. Begin je from scratch? Bekijk dan zeker onderstaande stappen. 

Dossiers aanmaken

Stap 1: Klik in het startscherm onder 'Content' op ‘Dossiers’.
Stap 2: Klik op de knop ‘Nieuw dossier’ om. 
Stap 3: Je krijgt een venster te zien waarin je het dossier een titel kunt geven. Doe dit en klik op ‘Opslaan’.
Stap 4: Klik wederom linksboven op ‘Nieuw dossier’, geef een titel en sla op. Herhaal deze stappen totdat je alle benodigde ‘Hoofdstukken’ hebt toegevoegd. De volgorde van de dossiers kun je eventueel veranderen door ze te verslepen (klik hiervoor op de drie streepjes achter de dossier-titel). Ook kun je per dossier een afbeelding instellen.


Gebruikersgroepen aanmaken en koppelen

Je kunt zien dat in de lijst met dossiers achter elk nieuw toegevoegd dossier een geel driehoekje met een uitroepteken staat. Zoals je rechts in je scherm kunt lezen, is dit omdat er nog geen gebruikersgroepen zijn gekoppeld. Hierdoor kan momenteel niemand deze dossiers in de app terugzien. Maak daarom, als je dit nog niet gedaan hebt, gebruikersgroepen aan en koppel deze aan dossiers.

Stap 1: Klik in het startscherm onder 'Instellingen' op ‘Gebruikers’.
Stap 2: Je ziet hier alle aan jouw omgeving toegevoegde gebruikers. Klik op het tabblad ‘Gebruikersgroepen’ en klik op de knop ‘+ Nieuwe groep’ om een nieuwe groep aan te maken.
Stap 3: Maak op basis van je doelgroepen de verschillende gebruikersgroepen aan. Vul in het scherm de gebruikersgroep in en klik op ‘Opslaan’. Herhaal dit totdat alle gebruikersgroepen zijn aangemaakt.
Stap 4: Ga in het oranje menu aan de linkerkant weer naar ‘dossiers’. Klik op het eerste dossier en klik op het veld ‘selecteer gebruikersgroep(en)’.
Stap 5: Vink de gebruikersgroep(en) van toepassing aan en je ziet dat het driehoekje met uitroepteken verdwijnt.


Gebruikers koppelen aan gebruikersgroepen

Je hebt nu de gebruikersgroepen aangemaakt, maar hier zijn nog geen gebruikers aan gekoppeld. Dit doe je als volgt. 

Stap 1: Ga naar Gebruikers (Startscherm > Instellingen > Gebruikers). 
Stap 2: Bewerk de gebruiker via de drie puntjes (Acties).
Stap 3: Selecteer bij 'Gebruikersgroepen' de gebruikersgroep(en) waar deze gebruiker aan toegevoegd mag worden. 
Stap 4: Sla de gebruiker op. 
Stap 5: Herhaal dit eventueel voor andere gebruikers. 


Processen toevoegen aan dossiers

Nu de dossiers zijn toegevoegd én gekoppeld aan gebruikersgroepen, is het tijd om de app verder in te richten. Je gaat nu processen (subs van dossiers) toevoegen; deze processen leiden de gebruiker verder naar de informatie die ze nodig hebben.

Stap 1: Kies een dossier om mee aan de slag te gaan en te vullen. Denk na over de informatie die de gebruikersgroep(en) uit het gekozen dossier tot hun beschikking moeten hebben.
Stap 2: Klik op de knop ‘+ Nieuw proces toevoegen’, geef de titel op van je proces en klik op ‘Opslaan’.
Stap 3: Herhaal deze stappen zodat alle processen onder het dossier zijn toegevoegd. De volgorde van de processen kun je eventueel veranderen door ze te verslepen (klik hiervoor op de drie streepjes achter de proces-titel).

Contactpersonen toevoegen

Voordat we verder gaan naar het aanmaken van widgets, voegen we eerst contactpersonen toe. Zodat we deze later direct kunnen toevoegen aan het proces.

Stap 1: Klik in het startscherm onder 'Content' op ‘Contactpersonen’.
Stap 2: Je ziet hier alle aan jouw omgeving toegevoegde contactpersonen. Klik op ‘+ Nieuwe contactpersoon’.
Stap 3: Maak in het in beeld geschoven venster een nieuw contactpersoon aan. Voeg alle relevante informatie over toe en klik op ‘Opslaan’.
Stap 4: Vink het hokje voor ‘Openbaar’ aan, zodat iedere gebruiker van CrisisConnect - ongeacht haar toegangsrechten - de contactgegevens kan inzien.
Stap 5: Herhaal deze stappen zodat je alle contactpersonen hebt toegevoegd. 


Bestanden toevoegen

Je uploadt nu bestanden die je nodig hebt bij de widgets. Toegestane bestandstypes: JPG, JPEG, PNG en GIF voor afbeeldingen, PDF, DOC, DOCX, XLS en XLSX voor documenten.

Stap 1: Klik in het startscherm onder 'Content' op ‘Bestanden’.
Stap 2: Je ziet hier alle aan jouw omgeving toegevoegde bestanden. Klik op ‘Bestanden uploaden’ en vervolgens op ‘Klik om te bladeren’.
Stap 3: Je hebt nu de mogelijkheid om de documenten aan te klikken die je nodig denkt te hebben voor het vullen van het gekozen dossier. Kies de benodigde documenten en klik op ‘Uploaden starten’.
Stap 4: Het gekozen bestand (of meerdere bestanden uiteraard) is in de database van jouw CrisisConnect-omgeving geplaatst. Hier kun je bij het toevoegen van bestanden beroep op doen.


Processen vullen via de widgets

Nu alle processen zijn toegevoegd, de benodigde bestanden zijn geüpload en contactpersonen zijn aangemaakt, is het tijd om widgets toe te voegen. Kies een proces om mee aan de slag te gaan en volledig te vullen met widgets. Dit zijn bouwblokjes van de app zoals: pdf's, word- en excelbestanden, stukken platte tekst, takenlijsten, links, filmpjes en contactpersonen.

Stap 1: Klik in het startscherm onder 'Content' op ‘Dossiers’, kies vervolgens het gekozen dossier en een proces naar keuze.
Stap 2: Je ziet dat er geen widgets aanwezig zijn. Klik op de tekst ‘klik hier om je eerste widget toe te voegen’.
Stap 3: Je kunt de titel van de widget nu wijzigen en ervoor kiezen om deze titel wél of niet in de app te tonen.
Stap 4: Klik op het balkje onder ‘type’ en selecteer de widget van je keuze:

Widgets

  1. Tekst
    Typ in het tekstvak je tekst, verander de opmaak, of plak passages uit bestaande documenten. Na elke handeling wordt er automatisch opgeslagen. Dit zie je aan het groene balkje links naast het tekstvak.
  2. Takenlijst
    Je kunt hier een takenlijstje opstellen (in de app zichtbaar als een opsomming met bulletpoints ervoor). Typ je tekst en druk op enter; je ziet je tekst opgeslagen worden en je kunt een volgende taak invoeren.
  3. Afbeelding
    Koppel een afbeelding door op ‘+ Voeg een bestand toe’ te klikken. Je gaat nu naar de database met bestanden, zodat je afbeeldingen kunt selecteren. Je kunt ook direct het gewenste bestand uploaden. Klik hiervoor links onderin het verschenen venster op ‘Bestanden uploaden’.
  4. Youtube
    Je kunt hier een filmpje van Youtube koppelen. Voer de Youtube ID in om dit te doen. Voorbeeld: https://www.youtube.com/watch?v=ut17zo_pwJA is de gehele link, de Youtube ID is het stukje van de link ná het =-teken: ut17zo_pwJA.
  5. Link
    Plaats de URL van een website, zodat hier direct naar genavigeerd kan worden. Je kunt de hyperlink een naam/titel geven die wordt gebruikt voor de weergave in de app.
  6. Contactpersonen
    Koppel hier contactpersonen, zodat deze benaderd kunnen worden. Door op het plusje te klikken, opent een scherm met alle toegevoegde contactpersonen.
  7. Bijlagen
    Voeg hier bestanden toe (pdf, word, excel, enz.). Via ‘+ Voeg bestanden toe’, kom je in de bestandendatabase en kun je documenten selecteren. Ook hier kun je direct bestanden uploaden.
Stap 6: Herhaal deze stappen tot je alle benodigde informatie voor je ‘Processen’ hebt toegevoegd. De volgorde van de widgets kun je veranderen door ze te verslepen via de drie streepjes achter de titel.
Het is ook mogelijk om een proces, inclusief alle onderliggende widgets te kopiëren. Selecteer hiervoor een widget en kies rechtsboven in het scherm voor 'Kopiëren naar...'.


Gebruikers uitnodigen

Nu (een deel van) je omgeving is ingericht, kun je gebruikers uit gaan nodigen. 

Stap 1: Klik in het startscherm onder 'Instellingen' onder 'Gebruikers'. 
Stap 2: Hier zie je een overzicht van je gebruikers. Selecteer de gebruikers die je wilt uitnodigen om een account aan te maken. Dit doe je via de selectieboxen voor de namen. Ga nu naar het tandwieltje en kies voor 'Uitnodigingen versturen'. 

Je kunt gemakkelijk de status van een gebruiker in de gaten houden via de gekleurde bolletjes: 

Rood = niet uitgenodigd
Oranje = uitgenodigd, account is nog niet geactiveerd
Groen = gebruiker is geregistreerd

Stap 3: Zijn de gebruikers uitgenodigd? Dan ontvangen zij automatisch een e-mail met een link. Hiermee kunnen zij zelf hun account aanmaken. Vervolgens zien zij in de app de informatie die jij hebt toegevoegd. 







    • Related Articles

    • Widgets inrichten

      Widgets zijn de bouwblokjes van de app; binnen de module ‘Dossiers’ kun je via processen naar widgets navigeren om vervolgens allerlei soorten bouwsteentjes toe te voegen, zoals: pdf's, Word- en Excel bestanden, stukken platte tekst, takenlijsten, ...

    • Gebruiker als contactpersoon tonen in de app

      In de CrisisConnect beheeromgeving kun je 'Contactpersonen' toevoegen en 'Gebruikers'. Wat is het verschil? En wanneer wordt een gebruiker getoond als contactpersoon in de app? Gebruikers Een gebruiker is iemand die toegang heeft tot de app. Hij of ...

    • Dossiers: aanmaken en kopiëren

      Onder ‘Dossiers’ kun je alle informatie kwijt die jullie organisatie voor gebruikers wil kunnen ontsluiten. Denk aan de planvorming, checklist, alarmeringslijsten, taakkaarten, plattegronden, werkwijzen, etc. Om alle informatie in de app beschikbaar ...

    • Processen: aanmaken, kopiëren en verwijderen

      Processen vormen de tweede laag binnen de module ‘Dossiers’ en geven een extra mogelijkheid om te navigeren naar de inhoud binnen de widgets (zie onderdeel ‘Widgets’). Stap 1) Deze kun je toevoegen onder een dossier door op de knop ‘+ Nieuwe proces ...

    • Contactpersoon toevoegen

      Onder ‘Contacten’ kun je alle contactpersonen/organisaties toevoegen die géén toegang hebben tot de CrisisConnect app (gebruikers van de app moeten toegevoegd worden onder ‘Gebruikers’ en zijn daarmee automatisch een contactpersoon: zie hiervoor ...