2.1 Incident aanmaken en starten vanuit desktopomgeving

1. Om bij de Incidentenmodule te komen, navigeert u in de oranje balk aan de linkerkant naar de knop genaamd “Incidenten”.
   
2. Hier ziet u een overzicht van alle eerder aangemaakte incidenten voor uw organisatie, samen met de status. Zo kunt u zien of het incident nog actief is, of inmiddels afgerond of gearchiveerd. 
   
3. Deze status kunt u aanpassen door op de drie puntjes aan de rechterkant van de regel te klikken en vervolgens te kiezen voor status wijzigen. U kunt hier ook het incident verwijderen, een rapportage uitdraaien, of de chats binnen het incident exporteren.
   
4. Om een nieuw incident aan te maken, klikt u op de knop “Nieuw incident”. U navigeert dan naar een nieuwe tab, genaamd “Incident”. (zie afbeelding hieronder). 
   

LET OP: op het moment van schrijven raakt u het incident dat u aan het aanmaken bent kwijt als u terug gaat naar het overzicht incidenten! Klik tijdens het aanmaken van een incident dus niet op de terugknop of op het tabje bovenin genaamd “Incidenten”.

1. Hier kunt u bij de titel de benaming van het incident invoeren, bijvoorbeeld “Gaslek locatie x”.
   
2. Bij de omschrijving schrijft u (beknopt) wat het eerste beeld van het incident is. Wat is er op dit moment bekend? 
   
3. Onderaan ziet u twee vakjes staan die aangevinkt of uitgevinkt kunnen worden. Wilt u een chatgroep aanmaken voor het incident? Dan vinkt u het betreffende vakje aan. Is de melding kritiek, oftewel heeft het spoed en moet iedereen op de hoogte gebracht worden die in het team zit? Dan vinkt u het vakje “Is kritiek” aan.
   
4. Vervolgens kunt u locaties toevoegen aan het incident, door op de knop “Locatie toevoegen” te klikken. Hier kunt u uit vooringestelde locaties kiezen of een nieuwe locatie toevoegen.
   
5. Hierna klikt u op het tabje “Betrokkenen”.
   

1. Hier kunt u de teams selecteren die betrokken zijn bij het incident. Dit doet u door ofwel vooraf ingestelde teams toe te voegen (zie 1.2) of door een nieuw team aan te maken. 
   
2. Zie voor het kiezen van een vooraf ingesteld team onderdeel 2.6.
   
3. Voor het aanmaken van een nieuw team, klikt u op de rechterknop “Nieuw team toevoegen”. Het scherm hieronder verschijnt.
   

1. Nadat u de naam van het nieuwe team heeft ingevoerd, komt deze in de lijst met betrokken teams te staan. Vervolgens kunt u gebruikers aan dit team toevoegen door op de betreffende knop aan de rechterkant van de regel te drukken (zie hiernaast).
   
2. Vervolgens kiest u de relevante gebruikers uit, die u wilt toevoegen aan het team. Dit moet op dit moment één voor één. Heeft u alle benodigde gebruikers toegevoegd? Dan kunt u de relevante vooraf gedefinieerde rollen toewijzen per gebruiker. (zie hiernaast).
   
3. Heeft u alles goed ingevoerd? Dan kunt u het incident starten door op de groene knop “Opslaan” te drukken. 
   

LET OP: wanneer u op Opslaan heeft gedrukt, krijgen alle betrokkenen in de teams een (zeer luide) melding op hun telefoon. Indien u “Is kritiek” heeft uitgevinkt, is de melding stil.

2.2 Logboek

1. Om bij het logboek te komen, navigeert u in de oranje balk aan de linkerkant naar de module genaamd “Incidenten”.
   
2. Binnen de module klikt u op het tabje “Logboek”. Bovenstaand overzicht verschijnt.
   
3. Om te beginnen met het logboek, klikt u op de knop “+ Toevoegen”.
   
4. Er verschijnt een invulbare rij, onder de filters.
   

1. Bij # kunt u eventuele classificaties toevoegen, die u bij het inrichten van de incidentenmodule voor uw organisatie mogelijk heeft aangemaakt: de iconen met kleuropmaak.
   
2. Bij “Label” kiest u voor het soort regel dat u aan wilt maken. Deze labels heeft u ook in kunnen richten in de instellingen. Denk hierbij aan labels zoals “Taak”, “Oordeel” of “Mededeling”.
   
3. Bij “Van” kiest u, indien van toepassing, van wie de regel afkomstig is. Bijvoorbeeld in het geval van een taak, dat van de voorzitter van het crisisteam is toebedeeld aan een teamlid. Het teamlid wordt in dat geval genoteerd onder de kolom “Aan”.
   
4. Bij “Content” vult u de inhoud van de regel in. Bijvoorbeeld bij een taak; “Breng de getroffenen in kaart”, of bij een mededeling; “Denk aan de eigen veiligheid”.
   
5. Het tijdstip wordt automatisch ingevuld als u de regel aanmaakt, zodat elke stap in het logboek terug te halen is in een tijdlijn, uit de rapportage van het incident. Dit is belangrijk voor eventuele evaluaties.
   
6. Indien van toepassing kunt u bij “Deadline” invullen wanneer de regel voltooid moet zijn. Dit is vooral relevant voor taken. Hier zijn twee aparte vlakken invulbaar: datum en tijdstip.
   
7. Bij “Status” kunt u een vooraf ingestelde status doorgeven. Bijvoorbeeld bij een taak; “Uitgezet” of “Afgerond”. Degene die de taak toegewezen krijgt, kan deze status aanpassen vanuit zijn/haar takenoverzicht in de applicatie.
   
8. Bent u klaar met het aanmaken van de regel? Dan klikt u op enter.
   

1. Wit u de regel aanpassen of verwijderen? Verwijderen kan helaas niet, zodat het rapport altijd volledig is. Wel kunt u de regel aanpassen, bijvoorbeeld met een classificatie die aanduidt dat de regel genegeerd mag worden. U past de regel aan door deze aan te klikken en vervolgens op het knopje “Wijzigen” te drukken, met het potloodje. Ook kunt u simpelweg dubbelklikken op de regel.
   
2. Wilt u een overzicht zien van bijvoorbeeld een bepaald soort regels (bepaalde labels), of van bepaalde ontvangers van de regels? U kunt gemakkelijk filteren op regels in het logboek, door hetgeen wat u zoekt in te typen in de bovenste balk. U kunt bijvoorbeeld filteren op regels met het label “Taak”, of regels die gericht zijn aan een specifiek teamlid.
   

2.3 Taken

1. Om bij het Takenoverzicht te komen, navigeert u in de oranje balk aan de linkerkant naar de module genaamd “Incidenten”.
   
2. Binnen de module klikt u op het tabje “Taken”. Bovenstaand overzicht verschijnt.
3. Hier staan alle uitgezette taken. De plek waar deze staan is afhankelijk van de status daarvan. Degene aan wie de taak is toegekend, kan de status veranderen vanuit zijn/haar applicatie.
   
4. Om vanuit dit scherm de status van een taak te wijzigen, kan betreffende taak gesleept worden naar het juiste vak.
   
5. De vakken zijn aanpasbaar naar de wensen van uw organisatie. Hierover leest u meer onder hoofdstuk 1.5.2.
6. Elke taak heeft rechtsonder in een icoon van een spreekwolk, samen met een cijfer. Dit cijfer laat zien hoeveel reacties er gegeven zijn op de taak. 
   
7. U kunt vanuit dit scherm ook een reactie op de taak plaatsen, door op het wolkje te klikken. Onderstaand venster verschijnt.
   

1. Hier typt u uw reactie in en klikt u op de groene knop ‘opslaan’.
   
2. De gebruiker kan ook vanuit de app reageren, door op de taak te klikken en door middel van de tekstbalk te reageren.
   
3. Indien er meerdere labels zijn met de status ‘taak’ (zie 1.5.2), kunt u met het drop down menu links bovenin, onder het tabje ‘Taken’ een ander type taak selecteren. Deze taken moeten dan in het logboek onder het juiste type taak ingevoerd zijn.
   
4. Tot slot is het ook mogelijk om een status vak te minimaliseren. Dit doet u door op het kleine pijltje naar links te klikken, op het vak die u wilt minimaliseren. Zie ook hieronder.
   

2.4 Beelden

1. Om bij het overzicht van beelden te komen, navigeert u in de oranje balk aan de linkerkant naar de module genaamd “Incidenten”.
   
2. Binnen de module klikt u op het tabje “Beelden”. Bovenstaand overzicht verschijnt.
   
3. Zoals het venster er nu uitziet, is die nog helemaal leeg. Met de knop ‘+ Beeld toevoegen’ kunt u beginnen met het toevoegen van een leeg tekstveld, met het beeld. U kunt er ook voor kiezen om de eerder gemaakte beeld sjablonen (zie 1.6) toe te voegen, door op de knop ‘Sjabloon selecteren’ te klikken.
   
4. Als u een nieuw leeg beeld wilt toevoegen, krijgt u het venster hiernaast te zien. Bovenaan kiest u de naam van het beeld, bijvoorbeeld het beeld van een specifiek crisisteam. In het grote tekstvak kunt u dan het beeld invullen.
   

1. U kunt hierbij meerdere beelden toevoegen, bijv. van meerdere teams.
   
2. Als u ervoor kiest om een sjabloon toe te voegen, krijgt u dit venster te zien:
   

1. Hier kiest u voor het juiste sjabloon dat u nodig heeft. Vervolgens klikt u op de groene knop ‘Opslaan’.
   
2. Met de knop rechtsboven kunt u kiezen welke informatie u over het sjabloon wilt zien: de naam en wanneer die gemaakt is.
   
3. Nadat u het juiste sjabloon heeft gekozen of het beeld zelf heeft ingevuld, krijgt u dit te zien:
   

1. Hier kunt u het beeld verder aanpassen op basis van de situatie. Bent u klaar? Klik dan op de groene knop ‘Opslaan’. 
   
2. Heeft u het verkeerde sjabloon gekozen of wilt u het beeld verwijderen? Dan klikt u op het grijze prullenbak icoon naast de naam van het beeld, in de linkerkolom.
   
3. Wanneer u werkt in het beeld, is het erg fijn om te kunnen zien wat het verschil is met het vorige beeld, bijvoorbeeld tijdens het vorige overleg. Hiervoor kunt u op de rode knop rechtsboven klikken, met de tekst “Vergelijk met vorige versie”.
   

1. U krijgt twee versies naast elkaar te zien, waarbij wijzigingen gemarkeerd zijn. Bovenin kunt u kiezen welke twee versies u wilt vergelijken, met data en tijdstippen erbij. Zie de volgende afbeelding.
   

2.5 Locaties

1. Om bij het Locatie overzicht te komen, navigeert u in de oranje balk aan de linkerkant naar de module genaamd “Incidenten”.
   
2. Binnen de module klikt u op het tabje “Locaties”. Bovenstaand overzicht verschijnt.
   
3. Bij het aanmaken van het incident heeft u mogelijk al locaties geselecteerd. Deze komen dan hier te staan.
   
4. Heeft u dit niet gedaan? Dan kunt u dit hier doen. Klik daarvoor op de knop ‘Nieuwe locatie’. 
   
5. U krijgt de vooraf ingestelde types van locaties te zien (zie 1.4). U kiest hier degene die past bij de locatie die u wilt toevoegen.
   

1. Vervolgens kiest u de locatie die hierbij hoort (zie afbeelding hieronder). Dit kan een vooraf ingestelde standaardlocatie zijn (1.3). U kunt ook zelf een locatie zoeken in de zoekbalk, bijv. op organisatienaam of adres. Deze locaties blijven dan niet in de lijst met standaardlocaties staan. Bij een volgend incident staan deze er dus niet meer tussen.
   

1. Nadat u de juiste locatie heeft geselecteerd, klikt u op de groene knop ‘Opslaan’.
   
2. De locatie komt dan in de eerder genoemde lijst te staan.
   
3. Wilt u de locatie weer wijzigen of verwijderen? Dan klikt u op de drie puntjes rechts naast de regel en klikt u op wijzigen of verwijderen.
   
4. U kunt ook meerdere locaties tegelijkertijd verwijderen. Dit doet u door aan de linkerkant meerdere regels aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuwe locatie’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar ziet u de optie ‘verwijderen’.
   
5. Het knopje rechtsboven bij het locatie overzicht geeft u de mogelijkheid om bepaalde informatie wel of niet te laten zien, bijvoorbeeld de coördinaten.
   

2.6 Teams

1. Om bij het Teamsoverzicht te komen, navigeert u in de oranje balk aan de linkerkant naar de module genaamd “Incidenten”.
   
2. Binnen de module klikt u op het tabje “Teams”. Bovenstaand overzicht verschijnt.
   
3. Bij het aanmaken van het incident heeft u mogelijk al betrokken teams geselecteerd. Deze komen dan hier te staan.
   
4. Heeft u dit niet gedaan? Dan kunt u dit hier doen. Klik daarvoor op de knop ‘Nieuwe team’ of ‘Teams selecteren’. 
   
5. Met de eerste knop maakt u een volledig nieuw team aan, samen met een benaming en leden. Met de tweede knop selecteert u eerder gemaakte teams (zie 1.2).
   

1. Indien u een nieuw team aanmaakt, krijgt u bovenstaand venster te zien. Hier kiest u de naam van het team en voegt u gebruikers toe. Zoals het woord al zegt, moeten dit actieve gebruikers van CrisisConnect zijn. Wilt u mensen toevoegen die geen gebruiker zijn? Dan moet u dit eerst doen onder de knop ‘Gebruikers’ in de linker oranje balk.
   
2. Per gebruiker moet u de juiste rol toewijzen. Dit doet u met het dropdown menu naast de naam van het teamlid. Hier staan de eerder door u gedefinieerde rollen (zie 1.1).
   
3. Heeft u een correcte naam voor het team, de juiste gebruikers en de juiste rollen toegevoegd? Dan klikt u op de groene knop ‘opslaan’.
   
4. Het team komt dan in de eerder genoemde lijst te staan.
   
5. Indien u een vooraf ingesteld team wilt selecteren, krijgt u het venster hieronder te zien.
   

1. Hier kiest u voor het team dat u nodig heeft en klikt u op de groene knop ‘opslaan’.
   
2. Wilt u één van deze teams weer wijzigen of verwijderen? Dan klikt u in het overzicht op de drie puntjes rechts naast de regel en klikt u op wijzigen of verwijderen.
   
3. U kunt ook meerdere teams tegelijkertijd verwijderen. Dit doet u door aan de linkerkant meerdere regels aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuw team’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar ziet u de optie ‘verwijderen’.
   
4. Het knopje rechtsboven bij het team overzicht geeft u de mogelijkheid om bepaalde informatie wel of niet te laten zien, bijvoorbeeld het aantal leden.
   

2.7 Algemene informatie

1. Om bij het de Algemene informatie te komen, navigeert u in de oranje balk aan de linkerkant naar de module genaamd “Incidenten”.
   
2. Binnen de module klikt u op het tabje “Algemene informatie”. Bovenstaande pagina verschijnt.
   
3. Deze pagina laat de startinformatie zien, die u bij het aanmaken van het incident heeft toegevoegd. Hier kan verder niets aan gewijzigd worden.