Incidentenmodule inrichten voor jouw organisatie

Incidentenmodule inrichten voor jouw organisatie

Voordat je de incidentenmodule van CrisisConnect gaat gebruiken is het noodzakelijk om deze goed in te richten. Met een goede voorbereiding kun je bij een incident direct de juiste mensen alarmeren en weet iedereen meteen wat er moet gebeuren. Door de module vooraf te configureren zorg je ervoor dat je optimaal bent voorbereid op een crisis en zodat je direct en efficiënt kan gaan handelen als het nodig is. Hieronder een overzicht de stappen die we gaan doorlopen.

1.1 Rollen definiëren en toevoegen
1.2 Teams toevoegen
1.3 Standaardlocaties toevoegen
1.4 Locatieomschrijvingen toevoegen
1.5 Logboek inrichten (labels)
1.6 Webpagina's

1.1 Rollen definiëren en toevoegen

  1. Om rollen voor de teamleden van jouw (crisis)teams aan te maken, navigeer je naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
  2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
  3. Hier zie je aan de linkerzijde de optie 'Rollen' staan.
  4. Wil je rollen toevoegen? Dan klik je op de knop ‘Nieuwe rol’. Als er al rollen staan, kun je deze wijzigen of verwijderen door op de drie puntjes aan de rechterkant te klikken.
  5. In het nieuwe venster kun je de benaming van de rol invullen, bijvoorbeeld ‘Adviseur’, of ‘Coördinator’. Als je wilt dat de betreffende rol automatisch toegewezen wordt aan nieuw toegevoegde leden, kun je de checkbox met ‘Als standaard instellen’ aanvinken. Dit zorgt ervoor dat er nooit iemand in het team zit, zonder rol.
  6. Vervolgens klik je op de groene knop ‘Opslaan’.


1.2 Teams toevoegen

  1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
  2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
  3. Hier zie je aan de linkerzijde de optie 'Teams' staan.
  4. Om zelf een nieuw team aan te maken, klik je op de knop ‘Nieuw team’. Als er al teams staan, kun je deze wijzigen of verwijderen door op de drie puntjes aan de rechterkant te klikken.
  5. Er verschijnt een scherm met de titel 'nieuw team'. Onder ‘Naam’ type je de naam van het team, bijvoorbeeld Crisisteam cyber, of Crisiscommunicatie.
  6. Bij ‘Gebruikers’ kun je de gebruikers kiezen die deel moeten nemen aan dit team. Let op: deze gebruikers moeten wel al toegevoegd zijn aan CrisisConnect en toegang hebben tot de app! Wil je iemand toevoegen die geen toegang heeft? Doe dit dan eerst. Dit kan in de beheeromgeving, met de knop in de linkerbalk met de naam ‘Gebruikers’. Vanuit die pagina kun je de gebruikers toevoegen.
  7. Wanneer je de juiste gebruikers hebt aangevinkt, klik je op de groene knop ‘Selecteren’.
  8. Je ziet vervolgens een lijst met de aangevinkte gebruikers. Heb je per ongeluk de verkeerde aangevinkt? Klik dan op het minteken (-) links naast de naam. Heb je alle gebruikers toegevoegd aan het team? Dan kun je met het ‘drop-down menu’ aan de rechterkant de rol van de gebruikers bepalen. Heb je nog geen rollen gedefinieerd? Ga dan terug naar de vorige uitleg over hoe je rollen aan kunt maken (1.1).
  9. Alle teamleden aan de juiste rollen gekoppeld? Klik dan op de groene knop ‘Opslaan’.
  10. Nu zie je het overzicht jouw aangemaakte team staan, eventuele tussen de andere teams. Ben je niet tevreden met het aangemaakte team? Dan kun je met de drie puntjes aan de rechterkant het team wijzigen of verwijderen.
  11. Je kunt ook meerdere teams tegelijkertijd verwijderen. Dit doe je door aan de linkerkant meerdere teams aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuw team’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar zie je de optie ‘verwijderen’.




1.3 Locaties toevoegen

  1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
  2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
  3. Onder de knop 'Locaties' kun je de standaardlocaties van jouw organisatie toevoegen en beheren.
  4. Door op de knop ‘Nieuwe locatie’ te klikken, kun je nieuwe standaardlocaties toevoegen voor jouw organisatie. De locaties die je hier toevoegt worden zichtbaar wanneer je een incident aanmaakt. Je kunt dan simpelweg kiezen tussen reeds opgeslagen locaties. Uiteraard kun je bij het aanmaken van een incident ook een nieuwe locatie zoeken, maar dieze blijft niet bij de standaardlocaties/opgeslagen staan.
  5. Als je op deze knop drukt, krijg je een nieuw venster te zien. Hier kun je in de bovenste balk zoeken op een locatie, bijvoorbeeld door middel van adres, maar het is ook mogelijk om op benaming van de locatie te zoeken. Bijvoorbeeld de naam van een supermarkt inclusief de plaatsnaam bijvoorbeeld: Koning Willem II Stadion (voorbeeld hieronder). Nu kun je één van de voorgestelde locaties selecteren. Wanneer de juiste locatie blauw gearceerd is, klik je op de groene knop ‘Opslaan’. Hiermee staat jouw gekozen locatie nu in de lijst met opgeslagen locaties.
  6. Wil je de locatie weer wijzigen of verwijderen? Dan klik je op de drie puntjes rechts naast de locatie en klik je op wijzigen of verwijderen.
  7. Je kunt ook meerdere locaties tegelijkertijd verwijderen. Dit doe je door aan de linkerkant meerdere locaties aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuwe locatie’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar zie je de optie ‘verwijderen’.


1.4 Locatieomschrijvingen toevoegen

  1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
  2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
  3. Onder de knop met de naam 'Locatieomschrijvingen', kun je de omschrijvingen van locaties van jouw organisatie toevoegen en beheren.
  4. Door op de knop ‘Nieuwe locatieomschrijving’ te klikken, kun je nieuwe omschrijvingen toevoegen voor jouw organisatie. De omschrijvingen die je hier toevoegt worden zichtbaar wanneer je een incident aanmaakt en een locatie toevoegt. Je kunt dan kiezen tussen de van tevoren aangemaakte locatieomschrijvingen, zoals de opkomstlocatie van diverse crisisteams, plaats incident, uitwijklocatie, et cetera.
  5. Je krijgt een nieuw venster te zien. Onder ‘Naam’ kun je de omschrijving van de locatie intypen.
  6. Vervolgens kun je een voorkeurskleur selecteren die bij de omschrijving past.
  7. Vervolgens vink je aan of het om de plaats van het incident gaat, of om een andere omschrijving. Let op: dit doe je dus alleen bij de omschrijving die de plaats van het incident aanduidt.
  8. Tot slot klik je op de groene knop ‘Opslaan’ om de omschrijving op te slaan.
  9. De omschrijving staat nu in de lijst met locatieomschrijvingen.
  10. Wil je de omschrijving weer wijzigen of verwijderen? Dan klik je op de drie puntjes rechts naast de omschrijving en klik je op wijzigen of verwijderen.
  11. Je kunt ook meerdere omschrijvingen tegelijkertijd verwijderen. Dit doe je door aan de linkerkant meerdere regels aan te vinken en het voormalige knopje ‘Nieuwe locatieomschrijving’, dat nu een tandwieltje laat zien, in te drukken. Daar zie je de optie ‘verwijderen’.


1.5 Logboek inrichten (labels)

  1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
  2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
  3. Onder de knop met de naam 'Labels', kun je de labels van regels in het toekomstig logboek toevoegen, wijzigen of verwijderen. Labels zijn categorie aanduidingen die aan regels in het logboek gekoppeld kunnen worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn de labels ‘Besluit’, ‘Taak’ en ‘Oordeel’. Deze zijn volledig aan te passen naar de behoefte van jouw organisatie. Voor ieder label kan weer een aantal statussen gedefinieerd worden, met bijvoorbeeld procesinformatie: ‘uitgezet’, ‘opgepakt’ en ‘afgerond’. Ook dit is volledig aanpasbaar.
  4. Door op de knop ‘Nieuw label’ te klikken, kun je nieuwe labels toevoegen.
  5. In het invulveld onder ‘Naam’ vul je de benaming van het label in, bijvoorbeeld ‘Besluit’ of ‘Mededeling’.
  6. Als het betreffende label een taak of actie betreft, vinkt u het vakje met ‘Taak’ aan. Dit is belangrijk, omdat regels in het logboek waar een taakstatus aan hangt, in het takenoverzicht komen te staan van gebruikers waar deze aan gekoppeld zijn. Oftewel: als er een regel in het logboek aangemaakt wordt met de tekst “gebruiker x neemt contact op met de brandweer”, kan hier een label met een taakstatus aan gehangen worden. Dit is dus een label, zoals “Actie” of “Taak”, waarbij het vakje bij ‘taak’ is aangevinkt. Dan krijgt gebruiker x de taak te zien in diens persoonlijke taakoverzicht in de app.
  7. gens kun je statussen toevoegen. Dit doe je door in de tekstbalk “Nieuwe status” iets in te typen en op enter te drukken. Daarna kun je nog meer statussen toevoegen, of de bestaande statussen wijzigen (potlood icoontje) of verwijderen (minteken). Daarnaast kun je de volgorde wijzigen door de statussen te slepen, met de muis op de drie horizontale streepjes.
  8. Let op: Om een taak label aan te kunnen maken, is het aanmaken van statussen verplicht. Voor overige labels is dit optioneel. Mogelijke statussen zijn “uitgevoerd”, “opgepakt”, of in het geval van een niet-taak label: “in concept”.
  9. Als alles naar wens is ingevuld, klik je op de groene knop "opslaan".
  10. Het label staat nu in de lijst met labels.

1.6 Webpagina's

  1. Navigeer naar de knop ‘Instellingen’ in de linkerkolom, onder het kopje BEHEER.
  2. Kies voor het tabje ‘Incidenten’.
  3. Onder de knop met de naam 'Webpagina's' kun je webpagina’s toevoegen.
  4. Hier kun je webpagina’s toevoegen die je mogelijk in een beeldoverzicht van een incident wil zien.


    • Related Articles

    • Incident starten vanuit de app

      Binnen de module ‘Incidenten’ kunnen zowel beheerders als gebruikers crisisteams activeren door een incident op te starten. Beheerders doen dit vanuit de beheeromgeving of via de app. Gebruikers kunnen alleen een incident starten vanuit de app. In ...

    • Testinstructie v3.6.76

      Hoe benader je de testversie van CrisisConnect? Heb je al een testaccount via Android of Testflight (Apple)? Dan heb je een melding ontvangen dat er een nieuwe update klaarstaat om te testen; volg de instructies. Heb je nog geen testaccount? Dan kun ...

    • Release notes v3.6.140 (16 mei 2023)

      De volgende aanpassingen zijn binnen deze update doorgevoerd. Module ‘Incidenten’ De module ‘Incidenten’ heeft een grote upgrade gehad. Zowel in de app als beheeromgeving zijn veel nieuwe functionaliteiten toegevoegd. Dit is er nieuw: - App De ...

    • Alleen chatten rondom incidenten

      Het is mogelijk het chatten enkel toe te staan rondom incidenten. Bij het starten van een chatgroep wordt de gebruiker dan gevraagd om aan te geven aan welk incident de chat moet worden gekoppeld. Is een gebruiker niet gekoppeld aan een actief ...

    • Release notes v3.6.76

      Wat zit er in deze update? Nieuw in dossiers: zoeken in bestanden Verbeteringen module 'Chat' Push-notificaties verder verduidelijkt Notificeren vanuit de beheeromgeving - Opmaak meegeven Notificeren vanuit de beheeromgeving - Reageren op berichten ...